Knowledge Portals

Publish

Knowledge Management System

Lecturer : Leon Abdillah

Pada website http://www.goal.com/id-ID/  terdapat bagian Publish  yaitu tentang berita-berita yang telah dirangkum ke dalam sub-sub bagiannya masing-masing yaitu :

1.  Berita Terkini
2.  Berita Utama
3.  Berita Lainnya
4.  Republik GOAL
5.  Tim Anda
6.  Berita Terpanas

Knowledge Management Life Cycle

Knowledge Management System

Lecturer: Leon Abdillah

Proses knowledge management system merupakan IT-based system yang dibangun untuk mendukung dan mengembangkan knowledge yang ada di organisasi. Knowledge management lifecycle dapat diterapkan pada konteks teknologi informasi dari sistem knowledge management. Berdasarkan model siklus knowledge management lifecycle terdapat empat tahapan yaitu creation, storage atau retrieval, transfer dan application.

Proses creation adalah proses identifikasi knowledge yang ada di perusahaan, serta usaha memunculkan knowledge baru dari proses pembelajaran. Model ini menyadari bahwa knowledge creation di organisasi melibatkan interkasi yang berkelanjutan diantara tacit dan explicit knowledge serta bergerak secara spiral ketika knowledge berpindah melalui individu, kelompok dan organisasi. Nonaka dan Takeuchi telah mengidentifikasikan empat model dari knowledge creation yaitu socialization, externalization, combination dan internalization. Model ini dikenal sebagai model SECI.

Proses creation diikuti oleh proses storage atau retrieval, yaitu kegiatan penyimpanan knowledge ke dalam bentuk yang dapat dengan mudah diakses dan diambil lagi pada lain waktu. Proses berikutnya adalah pengambilan dan transfer knowledge yang telah tersimpan dalam basis knowledge, baik itu antara individu, kelompok, organisasi, ataupun dari dokumen yang tersimpan. Proses application merupakan proses pengaplikasian dari knowledge hingga knowledge bisa digunakan. Menurut Alavi dan Leidner aspek penting dari teori berbasis knowledge dari suatu organisasi adalah bahwa sumber dari keunggulan kompetitif berada dalam knowledge application dan bukan dalam pengetahuan itu sendiri. Dalam hal ini peran teknologi dapat mendukung knowledge application dengan melekatkan pengetahuan ke dalam rutinitas organisasi.

Berdasarkan model siklus dari Alavi dan Leidner dapat disimpulkan bahwa knowledge management lifecycle dapat diterapkan pada konteks teknologi informasi dari sistem knowledge management.

                

Knowledge Sharing

Knowledge Management System

Lecturer: Leon Abdillah

Berbagai definisi diutarakan mengenai pengertian pengetahuan. Pengetahuan bukan merupakan suatu data atau informasi, namun dapat berhubungan dengan keduanya (Davenport dan Prusak, 2000). Pengetahuan didefinisikan sebagai: a fluid mix of framed experience, value, contextual information, and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It origins and is applied in the minds of knowers. In organisation, it often becomes embedded not only in documents or repositories buat also in organizational routines, processs, practices, and norms (Davenport dan Prusak, 1998).

Knowledge sharing didefinisikan sebagai sebuah pertukaran pengetahuan antar dua individu; satu orang yang mengkomunikasikan pengetahuan, seorang lainnya mengasimilasi pengetahuan tersebut (Jacobson, 2006). Penelitian lain mengartikan knowledge sharing sebagai "the exchange or transfer process of fact, opinions, ideas, theories, princples and model within and between organizations include trial and error, feedback, and mutual adjustment of both the sender and receiver of knowledge" (Szulanski, 1996). Definisi diatas diperluas lagi dengan pernyataan bahwa knowledge sharingmerupakan proses dimana individu secara kolektif dan iteratif memperbaiki sebuah pemikiran, gagasan, atau saran sesuai dengan petunjuk pengalaman (West dan Mayer, 1997). Gasasan awalnya dapat dimodifikasi secara progresif atau ditolak secara terus-menerus sampai perspektif bersama muncul. Ireland, Hitt dan Vaidyanath (2002) mendefinisikannya sebagai proses mengembangkan, mentransfer, mengintegrasikan dan menggunakan pengetahuan secara efektif dan efisien.

Hooff dan Ridder (2004) memberikan pemahaman mengenai knowledge sharing sebagai proses dimana para individu secara mutual mempertukarkan pengetahuan mereka (tacit and explisit) dan secara terpadu menciptakan pengetahuan baru. Definisi ini memberi gambaran bahwa dlihat dari segi perilaku knowledge sharing terdiri dari dua hal, yaitu:

1. knowledge donating, yaitu bagaimana seseorang mengkomunikasikan model intelektual individu seseorang kepada yang lainnya.
2. knowledge collecting, yaitu bagaimana seseorang berkonsultasi kepada pihak lain untuk melakukan model intelektual individu yang dimiliki.

Experts Systems

System Pakar (Expert System) adalah system yang berusaha mengadopsi pengetahuan manusia ke computer agar computer dapat menyelesaikan masalah seperti biasa yang dilakukan oleh para ahli.

Bentuk Sistem Pakar

Ada 4 bentuk dalam system pakar, yaitu:

1. Berdiri sendiri. System pakar jenis ini merupakan software yang berdiri sendiri tidak tergabung dengan software yang lainnya.

2. Tergabung. System pakar jenis ini merupakan bagian program yang terkadung di dalam suatu algoritma (konvesional), atau merupakan program dimana didalamnya memanggil algoritma subrutin lain (konvesioanal).

3. Menghubungkan ke software lain. Bentuk ini biasanya merupakan system pakar yang menghubungkan ke suatu paket program tertentu, misalnya dengan DBMS.

4. System mengabdi. System pakar merupakan bagian dari computer khusus yang dihubungkan dengan suatu fungsi tertentu. Misalnya system pakar yang digunakan untuk membantu menganalisis data radar.

Struktur Sistem Pakar

System pakar disusun oleh 2 bagian utama, yaitu:

1. Lingkungan pengembangan (development enviroment).

- Lingkungan pengembangan system pakar digunakan untuk memasukkan pengetahuan pakar ke dalam lingkungan system pakar.

- Digunakan sebagai pembangunan system pakar baik dari segi pembangunan komponen maupun basis pengetahuan.

2. Lingkungan konsultasi (consultation enviroment).

- Lingkungan konsultasi digunakan oleh pengguna yang bukan pakar guna memperoleh pengetahuan pakar

- Digunakan oleh seseorang yang bukan ahli untuk berkonsultasi.

Komponen-Komponen Sistem Pakar

1. Subsistem penambahan pengetahuan. Bagian ini digunakan untuk memasukkan pengetahuan, mengkonstruksi atau memperluas pengetahuan dalam basis pengetahuan.

2. Basis pengetahuan. Berisi pengetahuan-pengetahuan yang dibutuhkan untuk memahami, memformulasikan dan menyelesaikan masalah.

3. Motor inferensi. Berisi metodologi yang digunakan untuk melakukan penalaran terhadap informasi-informasi dalam basis pengetahuan dan blackboard, serta digunakan untuk memformulasikan konklusi.

4. Blackboard. Merupakan area dalam memori yang digunakan untuk merekam kejadian yang sedang berlangsung termasuk keputusan sementara.

5. Antarmuka. Digunakan untuk media komunikasi antara user dan program.

6. Subsistem penjelasan. Digunakan untuk melacak respond an memberikan penjelasan tentang kelakuan system pakar secara interaktif melalui pertanyaan.

7. System penyaring pengetahuan. System ini digunakan untuk mengevaluasi kinerja system pakar itu sendiri untuk melihat apakah pengetahuan-pengetahuan yang ada masih cocok untuk digunakan di masa mendatang.

Referensi

http://marcostanuwijaya.blogspot.com/2011/04/apa-yang-dimaksud-sistem-pakar-expert.html

Knowledge Codification Tools

Tabel keputusan (Decision Table) adalah cara yang tepat namun kompak untuk model logika yang rumit. Tabel keputusan, seperti diagram alur dan if-then-else dan switch kasus laporan, kondisi mengaitkan dengan tindakan untuk melakukan, tetapi dalam banyak kasus melakukannya dengan cara yang lebih elegan.

Dalam kasus sistem berbasis pengetahuan, perencanaan meliputi:

·         Visualisasi Powerfull: Kompak dan terstruktur presentasi. Visualisasi ini sesuai dengan cara kebijakan bisnis dunia nyata disajikan: dengan banyak tabel, deklaratif, dan disusun dalam langkah-langkah sederhana.

·         Kesalahan Pencegahan: Menghindari ketidaklengkapan dan inkonsistensi. Karena Tabel Keputusan terstruktur dengan baik, alat otomatis dapat memeriksa konflik, redundansi, dan ketidaklengkapan untuk mempercepat pengembangan valid, aturan bisnis yang konsisten.

·         Modular Organisasi Pengetahuan: aturan Group menjadi satu meja. Sebuah metafora spreadsheet menempatkan kelompok aturan yang bekerja sama ke sebuah panel dilihat tunggal. Misalnya, jika ada enam aturan yang memeriksa kelayakan pemohon, akan lebih mudah untuk melihat semua aturan daripada melihat aturan sebagai aturan individu tetapi terkait.

·         Optimasi Aturan dan Manfaat Kinerja: Oracle Business Aturan Keputusan Tabel menyediakan fitur otomatis yang dapat mengurangi jumlah aturan yang diperlukan, dibandingkan dengan IF / THEN aturan (ini disebut aturan penggabungan).

·         Aturan Validasi dan Verifikasi: Menyediakan kemampuan untuk menjamin konsistensi logis dari aturan sebelum penyebaran. Alat otomatis untuk memeriksa konflik, ketidaklengkapan, atau kesenjangan, membantu perkembangan kecepatan berlaku, aturan bisnis yang konsisten.

Atribute	Limitation in A KM environment
Flexibility	sistem berbasis aturan yang OK untuk sistem kecil, tapi tidak fleksibel dalam basis dengan masalah rumit yang membutuhkan variabel baru
Scalability	dengan jatuh tempo dari waktu ke waktu, sistem berbasis aturan memerlukan perubahan aturan, yang berarti bekerja dengan ahli lagi
Kecepatan Pembangunan	sistem berbasis aturan dapat dikembangkan dengan cepat, asalkan Anda memiliki ahli bersedia. sayangnya, menangkap pengetahuan sangat memakan waktu
ketergantungan pada domain ahli	menangkap pengetahuan datang secara bertahap, sering membutuhkan beberapa draft sebelum sistem siap untuk pengujian akhir
Waktu respone	sebagai sistem berbasis aturan meningkatkan kompleksitas, waktu respone biasanya mengambil hit. ini berarti upgrade perangkat keras dan perangkat lunak, yang dapat mahal

Pada Tema yang kami pilih, contoh decision table meliputi :

Syntax = Y (terpenuhi) ,N (tidak terpenuhi ), X( tindakan)

Perusahaan PT.Pratama dukungan teknis menulis sebuah tabel keputusan untuk mendiagnosa masalah printer berdasarkan gejala yang dijelaskan kepada mereka melalui telepon dari klien mereka.

Printer troubleshooter
		Aturan
Kondisi	Printer tidak mencetak	Y	Y	Y	Y	N	N	N	N
	Lampu merah berkedip	Y	Y	N	N	Y	Y	N	N
	Printer belum diakui	Y	N	Y	N	Y	N	Y	N
Tindakan	Periksa kabel listrik			X
	Periksa kabel printer komputer-	X		X
	Pastikan perangkat lunak printer sudah diinstal	X		X		X		X
	Periksa / mengganti tinta	X	X			X	X
	Periksa kertas macet		X		X

Others Techniques to Capture Tacit Knowledge

Brainstorming (Electronic) adalah cara yang lebih baik untuk menghasilkan ide-ide dari kedua kelompok brainstorming dan nominal tradisional (individu yang bekerja sendiri)

Langah-langkah Brainstorming (Electronic)

  1.       Mengumpulkan anggota kelompok untuk mengatasi masalah tersebut.

  2.       Menetapkan aturan dasar untuk sesi.

  3.       Menunjuk salah satu anggota kelompok untuk merekam setiap gagasan yang diajukan.

  4.       menyebutkan masalah yang membutuhkan solusi dalam bentuk pertanyaan yang jelas.

  5.       Tiap anggota kelompok secara bergantian memberikan idenya.

  6.       Menahan kritik atau tantangan ke salah satu pemikiran yang dikemukakan, namun tidak praktis atau   tidak relevan mereka mungkin tampak pada awalnya.

Keunggulan Brainstorming:

1) Adanya spektrum pengetahuan yg lebih luas.

2) Pencarian alternatif keputusan lebih luas dan variatif.

3) Adanya kerangka pandangan / perspektif yg lebih lebar.

4) Resiko keputusan ditanggung kelompok.

5) Setiap individu termotivasi untuk melaksanakan (shared value )

6) Dapat terwujudnya kreativitas dan inovasi yg lebih luas, karena

Kelemahan Brainstorming:

1) Memakan waktu dan biaya lebih.

2) Efisiensi pengambilan keputusan menurun.

3) Keputusan kelompok dapat merupakan kompromi atau bukan

sepenuhnya keputusan kelompok.

4) Bila ada anggota yg dominan, keputusan bukan mencerminkan

keinginan kelompok.

Aktivitas Brainstorming Tugas

Melakukan brainstorming pengamatan langsung ke lapangan untuk mengetahui ide2/gagasan terkait mengenai tema jurnal.

·         Ke " PT.PRATAMA"

·         Koresponden terkait ( PT.PRATAMA)

·         Diskusi dengan Pimpinan dan Karyawan sebagai pelaku utama.

CAPTURING TACIT KNOWLEDGE

Berdasarkan Tema proyek kelompok kami, “DESAIN ARSITEKTUR KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA PT.PRATAMA ” (kelompok B) Maka kami Mempersiapkan beberapa pertanyaan untuk membangun kebutuhan proyek tersebut dan menerapkan knowledge management pada organisasi tersebut.

1.      Interview (wawancara)

Kami membagi pertanyaan menjadi 2 sesi, 5 pertanyaan untuk menentukan jenisteknologi dan alat-alat apa saja yang dibutuhkan untuk sistem knowledge management yang akan diterapkan pada perusahaan tersebut.(berhubungan dengan kebutuhan infrastruktur knowledge management.)

1.      Teknologi apa yang harus dimiliki?

2.      Apakah karyawan Anda dalam berbagi knowledge menggunakan basis website?

3.      Apakah sistem knowledge management memerlukan saran dan teknologi yang lebih luas untuk membantu karyawan menemukan, menjumlahkan, memaknai, dan menganalisa data yang sangat banyak?

4.      Seberapa rinci tingkatan sistem knowledge management untuk menangkap knowledge? Seberapa padunya sistem pencarian, penyusunan, dan penemuan kembali yang akan Anda masukkan sebagai komponen dari sistem knowledge management Anda?

5.      Apa perlengkapan pengetahuan yang Anda akan gunakan untuk mengenali objek-objek knowledge?.”

6.      Bagaimana langkah negosiasi bisnis secara umum?

7.      Apa saja solusi yang diberikan saat ini dan bagaimana ekspektasi kedepannya?

8.      Apakah ada proses evaluasi setelah mengerjakan suatu proyek?

9.      Apakah informasi hasil evaluasi akan digunakan keperluan tertentu?

10.  Apakah sudah ada standarisasi pengarsipan dokumen atau file?

Selanjutnya ketika jawaban tersebut sudah di dapatkan kami akan menilai apa saja knowledge yang sudah ada di dalam perusahaan saat itu, dan menentukan fokus aktivitas knowledge management serta mengidentifikasikan paling tidak lima sumber daya kunci knowledge yang seharusnya mereka miliki (sistem knowledge yang sudah ada). Lalu menanyakan pertanyaan di bawah ini :

1.      Bagaimanakah persediaan knowledge yang dimiliki pada perusahaan ini? Apakah meningkat atau menurun?

2.      Bagaimanakah kita dapat memastikan bahwa persediaan knowledge terus-menerus meningkat?

3.      Apakah kita sudah menggunakan dengan baik sumber daya knowledge tersebut?

4.      Bagaimana daya tahan aset knowledge yang kita miliki?

5.      Dapatkah persaingan dengan mudah menyuburkan dan mengembangkan knowledge ini tanpa ditiru?

6.      Adakah aspek lain dari knowledge yang tengah dipersaingkan namun kita belum miliki?

7.      Dapatkah knowledge ini meninggalkan organisasi?

8.      Pada tingkatan apa knowledge yang kita jamin saat ini memiliki keterkaitan dengan produk, jasa atau proses?

2.      Questionairre (Kuesioner)

No	Pertanyaan	Rating					Catatan
		1 Low	2	3	4	5 High
1	Seberapa tinggi Anda menilai Anda ketergantungan perusahaan pada data masa lalu pola untuk membuat keputusan di masa depan?
2	Dimana peringkat perusahaan anda dalam hal dimilikinya inti pengetahuan (“Knowledge”) yang diperlukan ?
3	Dimana peringkat perusahaan Anda dalam hal dimilikinya kemajuan pengetahuan yang diperlukan dalam industri perusahaan Anda?
4	Dimana peringkat perusahaan Anda dalam hal kepemilikan atas pengetahuan inovatif diperlukan dalam industri perusahaan Anda? Apakah pengetahuan ini membiarkan perusahaan Anda mengubah aturan dari permainan dan bersaing di pasar yang sama tanpa terlihat Ancaman kompetitif?
Kepemimpinan dalam Knowledge Management
No	Pertanyaan	Rating					Catatan
		1 Less Likely	2	3	4	5 Most Likely
5	Mengelola pengetahuan organisasi merupakan pusat asosiasi strategi
6	Asosiasi memahami potensial menghasilkan pendapatan dari perusahaan aset pengetahuan dan mengembangkan strategi untuk pemasaran dan penjualan mereka
7	Asosiasi menggunakan belajar mendukung kompetensi inti yang ada dan membuat yang baru
8	Individu dipekerjakan, dievaluasi dan kompensasi atas kontribusi mereka untuk pengembangan organisasi pengetahuan
Organizational and Cultural Context
No	Pertanyaan	Jawaban
9	Apakah struktur organisasi Anda perusahaan mampu membuat intern pengetahuan transparan?	Ya, karena ….
			Ada banyak departemen menyebar tim, kelompok kerja, dll
			Ada hirarki datar dan karena itu cepat aliran pengetahuan
			Ada pertemuan tim reguler untuk bertukar informasi dan pengalaman
			kerja komunikasi-ramah lingkungan telah dibangun
			Lainnya (tuliskan) :
		Tidak, karena ….
10	Apakah karyawan perusahaan Anda memahami inti perusahaan Anda kekuatan kompetitif? Apakah mereka didorong untuk melakukannya? Apakah mereka diberikan waktu untuk melakukannya?
11	Apakah perusahaan Anda tergantung pada pengetahuan dan kompetensi sekitar nya: - Orang-orang? - Proses? - Infrastruktur Teknologi?
12	Apa hadiah perusahaan Anda - kinerja tim atau kinerja individu?

3.    Delphi Method (metode tambahan)

Metode tambahan yang kami pilih adalah metode Delphi Method.